Phòng Hành chính quản trị

Chức năng

• Tham mưu Ban Giám hiệu thực hiện công tác tổng hợp; quản trị, hành chính, văn thư lưu trữ và phục vụ; quản lý, khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất, tài sản cố định; quản lý văn phòng làm việc, ký túc xá; tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy và các loại hình dịch vụ (nếu có) nhằm tạo nguồn thu cho Nhà trường.

Nhiệm vụ

1. Công tác hành chính, tổng hợp

• Xây dựng lịch công tác tuần của Nhà trường; kế hoạch công tác của Ban Giám hiệu Nhà trường.
• Tổ chức ghi chép, xây dựng biên bản các cuộc họp giao ban của Ban Giám hiệu, giao ban cán bộ quản lý và các cuộc họp cấp Nhà trường cho các lĩnh vực được giao đầu mối.
• Tổ chức giám sát, đốc thúc tiến độ các hoạt động theo kế hoạch chuyên môn năm của Nhà trường, các kế hoạch đột xuất do lãnh đạo Nhà trường phê duyệt.
• Thực hiện công tác tổng hợp; xây dựng các loại báo cáo định kỳ và đột xuất Nhà trường; thông báo kết luận cuộc họp Ban Giám hiệu và các cuộc họp cấp Nhà trường nếu có.
• Thực hiện các công việc hành chính, văn thư; tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu cho Ban Giám hiệu xử lý các văn bản hành chính; quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; cấp giấy đi công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và giấy xác nhân cho CBNV; sao lục các văn bản do Nhà trường ban hành; kiểm tra thể thức văn bản của Nhà trường.
• Chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu cho Ban Giám hiệu khi có yêu cầu; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban Giám hiệu đi công tác.
• Phối hợp với công đoàn và các đơn vị liên quan tổ chức hội nghị, tổng kết hàng năm và các hội nghị, sự kiện khác.
• Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách đến làm việc theo kế hoạch của Ban Giám hiệu Nhà trường.
•  Điều hành, quản lý xe ô tô, các phương tiện vận chuyển của Nhà trường.
• Tổ chức và thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe, vệ sinh phòng dịch bệnh của Nhà trường.

2. Công tác Quản trị cơ sở vật chất

• Quản lý việc sử dụng tài sản, khai thác, cho thuê, liên doanh, liên kết có sử dụng tài sản của Nhà trường gồm: phòng làm việc, phòng học, phòng thực hành, kho giáo trình, tài liệu, các trang thiết bị..; đảm bảo phục vụ kế hoạch chung của Nhà trường và tăng nguồn thu cho các hoạt động chuyên môn (nếu có);
• Tham mưu sắp xếp, bố trí sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị giữa các đơn vị trong Nhà trường;
• Tổ chức công tác quản trị văn phòng: cung cấp điện, nước, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, vận hành tòa nhà; công tác phòng cháy chữa cháy, trông giữ các loại xe và phương tiện đi lại (nếu có);
• Xây dựng kế hoạch và triển khai việc mua sắm, trang cấp thiết bị, vật dụng, văn phòng phẩm, hóa chất của Nhà trường;
• Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị trong các phòng họp, phòng học; đầu mối xử lý việc mất mát, hư hỏng tài sản của Nhà trường;
• Tổ chức kiểm kê, đánh giá, thanh lý tài sản theo định kỳ và đột xuất;
• Thực hiện chế độ theo dõi hồ sơ, thống kê tài sản, báo cáo theo quy định hiện hành; quản lý quà tặng, giấy tờ có giá, bộ nhận diện thương hiệu Nhà trường;
• Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt và tìm kiếm cứu nạn và giảm nhẹ thiên tai của Nhà trường;
• Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật trự, trị an, an toàn xã hội trong Nhà trường;
• Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao theo quy định của pháp luật hiện hành và của Nhà trường;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao.