Phòng Hành chính & Tổ chức

CHỨC NĂNG

Phòng Hành Chính & Tổ Chức của Trường Cao Đẳng Bách Khoa có chức năng: tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về cơ cấu tổ chức, công tác cán bộ, các chế độ chính sách của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; Công tác văn thư lưu trữ, khánh tiết, công tác thi đua khen thưởng và kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; Công tác an ninh chính trị nội bộ, trật tự an toàn xã hội và công tác quân sự, quốc phòng địa phương trong nhà trường.
– Thường trực các Hội đồng có liên quan tới công tác tổ chức cán bộ, công tác hành chính, công tác an ninh trật tự và quốc phòng địa phương.

NHIỆM VỤ

• Công tác văn thư, lưu trữ: quản lý công văn đi, đến; điều hành văn bản trên phần mềm điều hành văn bản của trường; quản lý công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ công việc, tư liệu của trường; quản lý con dấu, phát hành văn bản; giám sát thực hiện các thủ tục hành chính; giải quyết các thủ tục hành chính đối với cán bộ, sinh viên: xác nhận chữ ký, công lệnh, giấy đăng ký thẻ xe buýt,…
• Công tác thư ký, tổng hợp: lập lịch công tác của Ban giám hiệu; theo dõi, đôn đốc, nhắc việc các đơn vị thực hiện quy chế làm việc, kế hoạch công tác của trường, kết luận/chỉ đạo của Ban giám hiệu; tổng hợp báo cáo, thông kê số liệu thường kỳ, đột xuất; đầu mối tiếp nhận và trả văn bản, tài liệu trình Ban giám hiệu ký.
• Công tác lễ tân, phục vụ: hướng dẫn và giám sát các đơn vị thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết các hội nghị; quản lý các phòng họp và chuẩn bị hậu cần phục vụ các cuộc họp của trường; chuẩn bị điều kiện để lãnh đạo Nhà trường tiếp khách; quản lý, điều hành ô tô công vụ; công tác thăm hỏi hiếu/hỉ.
• Công tác truyền thông, quảng bá: tổ chức, theo dõi, đưa tin, đăng ảnh, các bài viết giới thiệu trường trên các phương tiện thông tin đại chúng; tổ chức viết bài, đưa tin trên website của trường; phát hành các ấn phẩm giới thiệu trường bằng tiếng Việt; kiểm duyệt các băng rôn, khẩu hiệu, panô quảng cáo và các hình thức quảng cáo trong khuân viên của trường. 

 Công tác quản trị cơ sở vật chất, thiết bị:

• Quản lý tài sản: mua sắm, sửa chữa tài sản, công cụ, dụng cụ từ nguồn kinh phí thường xuyên; quản lý tài sản, kiểm kê, thanh lý; quản lý hệ thống điện, nước, điện thoại.
• Quản lý công trình xây dựng: quản lý các tòa nhà làm việc; công tác cải tạo, nâng cấp, xây mới các công trình xây dựng.
• Công tác an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão và vệ sinh môi trường.
• Quản lý hệ thống giảng đường, lớp học và công tác trực giảng.